Eğitim dokümanını kullanılabilir bir haritaya dönüştürün.

Doküman tek başına neden yetmiyor

Bir prosedür eksiksiz ve doğru olsun diye yazılır. Konuya göre sıralanır: kapsam, güvenlik, kurulum, kontrol, arızalar. Yeni bir çalışanın ihtiyacı ise başkadır: önce ne yapacağını, neyi kontrol edeceğini ve bir şey ters gittiğinde ne yapacağını bilmek ister. Dokümanı kaynak alıp haritayı çalışanın yapacağı işlerin sırasına göre düzenleyebilirsiniz.

1. Tek ve onaylı bir kaynaktan başlayın

Onaylanmış, sorumlusu belli ve sürüm tarihi olan tek bir doküman seçin. Aynı prosedürün üç ayrı sürümü varsa başlamadan önce hangisinin doğru olduğuna karar verin. Kaynaklar çelişiyorsa haritaya başlamadan önce bu çelişkileri giderin.

Küçük başlayın: sık değişen ya da çalışanların zorlandığı tek bir prosedür, ürün veya süreç. Böylece birkaç hafta içinde gerçek bir grupla deneyebileceğiniz bir şeyiniz olur.

2. Yapıyı yapılacak işlere göre kurun

Dokümanı açmadan önce, eğitimden sonra bir kişinin yapabilmesi gereken üç ile beş şeyi yazın. Bu görevleri ana dallar olarak kullanın.

Bir paketleme hattını çalıştırma prosedürünü düşünün. Doküman kapsamdan arızalara doğru ilerler. Harita ise şu dallardan oluşabilir:

Her adımın yanına kaynaktaki bölüm numarasını yazın, örneğin “SOP 4.2”. Böylece herkes haritayı dokümanla karşılaştırabilir ve bir sonraki adımdaki uzman hızlıca kontrol edebilir.

Foramind’da bu yapıyı elle kurabilir ya da kaynak materyalinizden bir ilk taslak oluşturup dallar yapılacak işlerle örtüşene kadar düzenleyebilirsiniz.

3. Bir uzmana onaylatın

Kimse haritadan öğrenmeden önce, süreci en iyi bilen kişiden üç şeyi kontrol etmesini isteyin: yanlış bir şey var mı, eksik bir şey var mı, bir şey güvenli olmaktan çıkacak kadar basitleştirildi mi? Kimin, hangi tarihte onayladığını haritaya yazın.

Güvenlik açısından kritik ya da mevzuata tabi içerikte asıl kaynak resmi doküman olarak kalır. Harita, insanların doküman içinde yolunu bulmasına yardım eder; onun yerini almaz.

4. Her seferinde bir dal açarak sunun

Haritayı slaytlara kopyalamak yerine doğrudan haritadan anlatın. Her seferinde bir dal açın. Bir sonrakine geçmeden önce gruba orada ne bulmayı beklediklerini sorun. Yanlış tahminler, eğitimin nerede daha fazla zaman istediğini gösterir.

Oturumu, her katılımcıdan haritayı kendi sözleriyle anlatmasını isteyerek bitirin. Katılımcıların işlem sırasını ve ayrıntılar için hangi bölüme bakacaklarını açıklayabildiğini kontrol edin.

5. Güncel tutun

Haritaya bir sorumlu ve bir gözden geçirme tarihi verin. Kaynak doküman değiştiğinde haritayı aynı hafta, hafızadan değil dokümandan başlayarak güncelleyin. Eğitmenler farklı sürümlerden anlatmasın diye kütüphanenizde tek bir kopya tutun.

Her oturumdan sonra gruba neyin belirsiz kaldığını sorun. Aldığınız yanıtlara göre ilgili dalları düzenleyin.

Ekibinizin zamanı yoksa

Bu dönüşümü kurum içinde yapacak zamanınız yoksa içerik hizmetimiz materyalinizi sizin için haritaya dönüştürür. Süreç, sizin onayladığınız kaynak materyalle başlar.